Perencanaan SDM : Pengertian, Tujuan, Manfaat, Tahap Perencanaan SDM

Dalam sebuah organisasi, tanpa adanya perencanaan SDM maka akan sangat kesulitan dalam mengelola segala sumber daya manusia di dalamnya. Dikarenakan banyaknya Sumber Daya Manusia yang beragam dengan skill yang berbeda-beda pula. Selain itu, tidak mungkin menjalankan pelatihan, pengembangan, perekrutan, dan lain sebagainya tanpa adanya perencanaan yang matang sebelumnya. 

Karena sepenting itulah, maka perlu untuk dibahas mengenai perencanaan SDM tersebut. Berikut akan saya paparkan mulai dari pengertian, tujuan, manfaat, serta tahapan perencanaan SDM.

Pengertian Perencanaan SDM

Apabila kita rujuk dari seorang ahli, yakni menurut Mathis dan Jackson (2001) bahwa perencanaan SDM merupakan sebuah proses identifikasi serta analisis supaya memiliki SDM yang mampu mencapai tujuan perusahaan/organisasi.

Apa sajakah yang diidentifikasi dan dianalisis? menurut Andrew E. Sikula, yang diidentifikasi adalah kebutuhan pegawai atau karyawan dalam perusahaan itu sendiri. Kebutuhan itu bisa berupa kebutuhan yang ada di Hierarki Maslow (kebutuhan fisiologis, rasa aman, sosial, penghargaan, dan aktualisasi diri) sehingga dapat menjaga kualitas SDM yang ada, atau pemenuhan kebutuhan jumlah karyawan yang diinginkan perusahaan.

Maka dari itulah, muncul perencanaan untuk melaksanakan rekrutmen, seleksi, pelatihan-pelatihan, pengembangan skill dan masih banyak lagi rangkaian kegiatan yang lainnya.

Tujuan Perencanaan SDM

Tujuannya yakni untuk menjamin antara tenaga kerja dengan pekerjaan itu sesuai, baik dari segi jumlah ataupun kualitas. 

Manfaat Perencanaan SDM

Manfaat dari adanya perencanaan SDM adalah sebagai berikut (glints.com):

• Manajer SDM dapat mengantisipasi kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang lebih akurat.
• Manajer SDM menjadi lebih proaktif untuk menemukan calon karyawan yang sesuai.
• Mempermudah dalam mengembangkan kompetensi karyawan.

Intinya, perencanaan ini menjadi pedoman seorang manajer SDM untuk melakukan pekerjaannya sehari-hari sesuai dengan profesinya. Tanpa perencanaan, manajer SDM pasti akan kebingungan untuk melaksanakan tanggung jawabnya. Hal ini karena banyak sekali urusan-urusan yang harus diselesaikan oleh seorang manajer SDM.

Tahapan Perencanaan SDM

Seperti yang dilansir dalam website mekari.com beserta beberapa sumber yang ada, terdapat 6 tahapan dalam perencanaan ini, yaitu:

1. Menganalisis Tujuan Organisasi

Tiap-tiap perusahaan atau organisasi memiliki tujuan yang berbeda-beda dalam meraih kesuksesannya. Terkadang tujuan yang dibentuk terlihat realistis, terkadang tidak. 

Tujuan merupakan arah penentu dari sebuah perusahaan tersebut ingin berjalan kemana. Tujuan atau visi perusahaan harus dapat dipahami dan realistis dalam mewujudkannya dengan menetapkan beberapa target ke depan agar lebih mudah dalam meraih tujuan tersebut. 

Bahkan tidak jarang perusahaan-perusahaan besar yang menyuruh para karyawannya untuk menghafal visi misi dari perusahaannya. Itu adalah bagus, karena dapat dinilai bahwa memang perusahaan itu benar-benar bersungguh-sungguh untuk meraih tujuan tersebut.

Terkadang banyak sekali perusahaan-perusahaan yang melenceng dari tujuannya sendiri dikarenakan lalai dan seringkali lupa dengan tujuan awalnya, sehingga perusahaan itu tidak bertahan lama. Apalagi perusahaan yang tidak memiliki tujuan, biasanya perjalanan bisnisnya akan bersifat stagnan, atau masih untung kalau perusahaan itu dapat berkembang, namun juga bisa jatuh rugi tanpa bisa bangkit lagi.

Kemudian setelah mengetahui tujuan organisasi, apa yang harus dilakukan? Masih ada banyak yang harus dianalisis lagi, diantaranya adalah sebagai berikut.

2. Inventarisasi SDM

Selanjutnya adalah inventarisasi SDM, atau mendata seperti apakah keadaan SDM di perusahaan itu sendiri. Seperti seberapa banyak kapasitas karyawan yang ada, bagaimana kemampuan karyawan hingga saat ini, apakah ada penurunan performa atau tidak, kemudian berapa jumlah karyawan, apakah ada beberapa divisi yang kekurangan karyawan? bagaimana latar belakang pendidikan pekerja, dan bagaimana potensi kemampuan karyawan di masa yang akan datang? Selain itu data absensi juga penting, loh.

Dalam inventarisasi SDM ini sangatlah penting untuk mengumpulkan data-datanya yang bisa didapatkan melalui CV yang dimiliki oleh karyawan. Selain itu, data inventarisasi ini juga bisa diperoleh melalui tes tulis yang dapat diadakan secara berkala (seperti tes IQ, tes wawasan, dan tes yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan) agar dapat mengetahui kemampuan karyawan. Data juga dapat diambil dari pengawasan secara langsung kepada karyawan-karyawan dan menilainya sendiri sesuai dengan pertimbangan yang rasional.

Setelah itu, data-data tersebut disusun dan dijadikan satu folder agar dapat mempermudah pekerjaan.

3. Memperkirakan Demand and Supply SDM

Setelah mengetahui Inventarisasi SDM, rencana berikutnya yaitu memperkirakan berapa jumlah demand dan supply yang dibutuhkan perusahaan.

Permintaan (demand) dengan kata lain seberapa banyak jumlah karyawan yang dibutuhkan perusahaan, sedangkan penawaran (supply) dengan kata lain seberapa banyak jumlah karyawan yang tersedia di pasar tenaga kerja sesuai dengan kualitas yang dibutuhkan perusahaan. 

Untuk mengetahuinya, cukup menganalisis dari daftar inventarisasi SDM, atau langsung saja berdiskusi dengan tiap-tiap divisi/bidang perusahaan. Apakah memang mereka membutuhkan karyawan lebih banyak atau tidak? apakah lebih banyak untungnya atau malah merugikan setelah merekrut karyawan baru? Jangan lupa untuk memperhatikan pilihan apa yang terbaik bagi perusahaan sesuai dengan visi perusahaan.

Tapi sebenarnya pembahasan mengenai permintaan dan penawaran SDM atau tenaga kerja bisa lebih panjang lagi. Tergantung seberapa besar perusahaannya, dan semakin besar perusahaan tersebut juga akan semakin rumit dalam mengatur keluar masuknya karyawan secara sistematis. 

4. Memperkirakan Kesenjangan SDM

Jadi, dalam supply dan demand pasti akan ada selisih. Selisih itulah yang disebut dengan kesenjangan SDM. Semakin besar selisihnya maka akan semakin tidak sehat perusahaan tersebut. Bagaimana bisa demikian? 

Semisal karyawan yang diminta oleh perusahaan ada 10 orang, tapi ternyata karyawan yang tersedia di pasar tenaga kerja yang memenuhi persyaratan hanyalah 3 orang. Sehingga sisanya harus bisa dihandel oleh karyawan-karyawan lain dengan serabutan, atau mengurangi output-output yang ada untuk mengurangi proses produksi, sehingga dapat mengurangi permintaan SDM (tenaga kerja).

5. Merumuskan Rencana Tindakan SDM

Setelah data-data itu terkumpul semua, sekarang tinggal merencanakan langkah-langkah berikutnya. Tindakan-tindakan apa yang harus dilakukan di kedepannya untuk memenuhi target perusahaan? 

Semisal untuk memenuhi kebutuhan permintaan karyawan, maka diperlukan melakukan perencanaan rekrutmen dan seleksi. Mulai dari pembuatan analisis pekerjaan dan spesifikasi pekerjaan untuk membuat poster rekrutmen yang nantinya akan di share lewat media sosial atau media yang lain. Kemudian membuat pertanyaan wawancara serta kriteria penilaiannya juga. Setelah itu juga menyiapkan tes tulis untuk mengetahui kemampuan para calon karyawan, dan masih banyak lagi. 

Kemudian untuk meningkatkan kualitas karyawan, maka perlu untuk merencanakan pelatihan-pelatihan sesuai dengan kebutuhan. Seperti pelatihan penyegaran bagi karyawan-karyawan yang lama, atau pelatihan khusus bahasa apabila perusahaan mulai mencoba untuk go public. Selain itu, pelatihan kepemimpinan juga diperlukan bagi karyawan yang akan diangkat menjadi manajer atau personalia. Dan masih banyak lagi bentuk-bentuk pelatihan untuk mengembangkan kemampuan karyawan. 

Tapi jangan lupa untuk memperkirakan mulai dari jumlah karyawan yang harus dilatih, dana yang dibutuhkan, dan juga apakah memang harus?

Setelah itu perencanaan berikutnya adalah rencana untuk menjamin stabilitas produktivitas perusahaan. Rencana ini meliputi pengevaluasian karyawan, evaluasi Standar Operasional Perusahaan (SOP), kontrak kerja, dan bagaimana langkah-langkah dalam melakukan pengendaliannya juga. 

6. Pemantauan, Pengendalian, dan Umpan Balik

Setelah semua sudah direncanakan, tinggal dijalankan saja. Jangan sampai setelah jauh-jauh direncanakan namun tidak direalisasikan. Semua hanya akan sia-sia dan waktu terbuang percuma. Jalankan rencana itu apapun resikonya. Jangan takut gagal dan jadilah pengendali di perusahaan. 

Mulai dari pemantauan atau pengawasan untuk menjaga produktivitas karyawan, dan menjaga aktivitas perusahaan supaya rencana yang telah disusun dapat berjalan dengan baik. 

Kemudian dalam pengawasan tersebut terkadang akan ada sebuah kendala ditengah-tengah aktivitas yang dapat mengganggu rencana yang telah disusun. Disanalah waktunya untuk melakukan evaluasi dan pengendalian. Atasi kendala-kendala yang ada semampunya, dan jangan lupa untuk  melakukan evaluasi apabila terdapat kecacatan dalam perencanaan yang telah Anda buat.

Setelah itu memberikan umpan balik atau feed back kepada karyawan lain supaya mereka mengerti apa kesalahan mereka, atau juga dapat memuji hasil kerja mereka.

Jadi, itulah penjelasan singkat mengenai perencanaan SDM. Semoga bermanfaat dan memberikan pencerahan bagi siapapun yang ingin bergelut di dunia SDM ini. Terima kasih atas perhatiannya dan mohon maaf jika ada salah kata.

Sekian.

Sumber :

https://smartpresence.id/blog/hr/pengertian-dan-perencanaan-sumber-daya-manusia

https://mekari.com/blog/perencanaan-sdm/

https://glints.com/id/lowongan/perencanaan-sdm-dan-sistemnya/#.YvEbLX1BzIU

Subscribe to receive free email updates: